CS EN DE

Knihovní řád Městské knihovny Znojmo - Příloha č.1 - Poučení o ochraně osobních údajů čtenářů MěK Znojmo

Obsah


Ředitelka Městské knihovny Znojmo (dále jen MěK) vydává s účinností od 1. 4. 2002 jako nedílnou přílohu Knihovního řádu MěK toto : Poučení o ochraně osobních údajů čtenářů MěK Znojmo

 I. Úvodní ustanovení

Čl. 1 Legislativní rámec
1.1 Městská knihovna Znojmo (dále jen MěK) zpracovává osobní údaje čtenářů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) a je správcem osobních údajů.

1.2 Osobním údajem je podle § 4 zákona jakýkoliv údaj, který se týká konkrétní osoby, jejíž identitu lze z osobních údajů přímo či nepřímo určit. Osobními údaji jsou tedy v podmínkách MěK zejména identifikační a adresní údaje čtenářů a uživatelů služeb MěK nebo údaje o jejich výpůjčkách či jiných transakcích.

1.3 MěK postupuje při zpracování osobních údajů podle zákona, Knihovního řádu MěK a dalších obecně závazných právních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci manuálním a automatizovaným způsobem. MěK zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tím účelem ověřuje.

Čl. 2 Účel zpracování osobních údajů čtenářů
Osobní údaje čtenářů MěK zpracovává k účelu:

2. 1 Ochrany majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného čtenářům absenčně, tedy fondu využívaného čtenáři mimo prostory knihovny.

2. 2 Poskytování kvalitních služeb čtenářům mimo jiné tím, že bude čtenáře účinně kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem nebo v případech, že si to čtenář sám vyžádá; povede přesnou evidenci o všech transakcích prováděných ve vztahu ke čtenáři, zejména o provedených absenčních i prezenčních výpůjčkách, jejich předmětu, počátku i konci, a o zaměstnancích MěK, kteří tyto transakce provedli; bude provádět kontroly jakosti prováděných služeb a důslednou kontrolu příčin reklamací čtenářů; bude provádět statistická vyhodnocení své činnosti, zejména činnosti výpůjční a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů.

2. 3 Naplnění povinností uložených MěK obecně závaznými právními předpisy - zejména zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů a následně zřizovací listinou schválenou zastupitelstvem města Znojmo.

II. Rozsah zpracovávaných osobních údajů čtenářů
K výše uvedenému účelu zpracovává MěK osobní údaje čtenářů a u dětí také osobní údaje jejich zákonných zástupců v tomto rozsahu:

Čl. 3 Základní identifikační údaje čtenáře
  • Jméno a příjmení,
  • adresa bydliště čtenáře, tj. místo trvalého pobytu,
  • datum narození,
  • pohlaví čtenáře,
  • druh a číslo osobního dokladu, kterým byla ověřena totožnost čtenáře a správnost jím uvedených identifikačních údajů, případně stát, který tento doklad vydal, pokud tímto státem není ČR.
Tyto údaje je povinen čtenář uvést a strpět jejich zpracování MěK, pokud chce využívat služeb MěK v plném rozsahu. Čtenář, který nedá souhlas se zpracováním základních identifikačních údajů, může užívat pouze těch služeb knihovny, které MěK poskytuje anonymně, tj. některé jednorázové prezenční služby specifikované v Knihovním řádu. Služby, k jejichž provedení vyžaduje knihovna ze strany čtenáře platnou legitimaci MěK, lze poskytnout pouze čtenářům, kteří souhlasí se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu stanoveném touto směrnicí.Základní identifikační údaje ověřuje MKP podle platných osobních dokladů vydaných orgány státní správy a samosprávy k prokázání totožnosti, kterými lze ověřit všechny základní identifikační údaje.  U občanů ČR je takovým dokladem zpravidla občanský průkaz. MěK ověřuje základní identifikační údaje čtenáře při zápisu a dále při každém prodloužení platnosti čtenářského průkazu a rovněž při změně kteréhokoliv z těchto údajů. Knihovna dbá z důvodu ochrany knihovních fondů a jejich spravedlivého využití na to, aby nedošlo k několikanásobnému zápisu jednoho čtenáře v síti automatizovaných knihoven. Proto před zápisem čtenáře provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů nahledání v databázi, aby tomuto zabránil. Lhůta pro zapsání čtenáře nesmí překročit 7 dnů. Tento termín zaměstnanec sdělí zapisovanému čtenáři.

Čl. 4 Další kontaktní údaje čtenáře (pokud je čtenář uvede)
  • akademické tituly,
  • kontaktní či přechodná adresa čtenáře,
  • další možná spojení na čtenáře (telefon, fax, e-mail a obdobně).
Čl. 5 Základní identifikační údaje zákonného zástupce, pokud čtenářem je osoba nezletilá
V obdobném rozsahu a struktuře, jako základní identifikační údaje čtenáře. (Pokud je adresa shodná s adresou dítěte, je zpracována jen adresa zákonného zástupce.)

Čl. 6 Údaje využívané pro statistické účely (pokud je čtenář uvede
  • dosažené nebo probíhající vzdělání čtenáře,
  • současné povolání čtenáře,
  • identifikace školy, kterou navštěvuje nezletilý čtenář.
Čl. 7 Údaje služební
  • údaje o vydaných a zrušených legitimacích opravňujících k využívání služeb MěK,
  • údaje o předmětu, místě a času provedení, případně i ukončení absenční nebo registrované prezenční výpůjčky, rezervace, objednávky fondů uložených v depozitních skladech MěK, přihlášení čtenáře k počítačové síti a výpůjčnímu protokolu MěK prostřednictvím veřejného elektronického katalogu (OPACu), Internetu nebo služeb knihovníka.
Čl. 8 Údaje účetní
  • údaje o provedených finančních transakcích mezi čtenářem a MěK, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1191 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
III. Uchovávání , ochrana a likvidace osobních údajů čtenáře MěK

Čl. 9 Uchovávání a ochrana osobních údajů Osobní údaje čtenáře MěK uchovává:

9.1 Na originálních písemnostech, kterými jsou:
  • přihláška čtenáře,
  • změnový formulář, na kterém čtenáři automatizovaných knihoven uvádějí změny údajů proti stavu zaznamenanému na přihlášce čtenáře,
  • účetní doklady.
Tyto písemnosti jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky (zamčené dveře, zamčené archivní skříně, osobní dohled odpovědného zaměstnance atd.). Přístup k těmto písemnostem je omezen na zaměstnance, kteří s písemnostmi pracují v rámci svých pracovních úkolů stanovených pracovními náplněmi a vedoucími zaměstnanci.

9.2 V počítačových databázích, které:
  • dokumentují údaje ve výše uvedeném rozsahu centrálně pro čtenáře všech automatizovaných poboček MěK,
  • dokumentují změny provedené v těchto datech.
Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Data uložená v počítačových databázích jsou chráněna antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních kopií.

9.3 Na archivních médiích, která:
  • uchovávají stav databází uvedených v bodě 9.2 vždy k určitému datu na médiích pro archivaci obvyklých (datové pásky, CD-ROM apod.).
Čl. 10 Povinnosti zaměstnanců při nakládání s osobními údaji
Všichni zaměstnanci MěK jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny jejich vedoucími zaměstnanci, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona, příslušné vnitropodnikové směrnice a dalších závazných předpisů. Zaměstnanci MěK jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovávaných osobních údajů a ověřovat ji podle dokladů k tomu určených. Zaměstnanci MěK jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné zveřejňování osobních údajů čtenářů (kupříkladu sdělovat jakékoliv osobní údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo je jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům čtenářů MěK.

Čl. 11 Lhůty uchování a likvidace osobních údajů

11.1 Lhůty uchování osobních údajů
Knihovna zpracovává osobní údaje čtenářů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy čtenář předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje čtenáře zpracovává knihovna, dokud s tím čtenář nevysloví písemně nesouhlas, nebo dokud neuplyne lhůta dvou let od vypršení platnosti jeho legitimace a zároveň lhůta alespoň jednoho rok od vypořádání posledního závazku čtenáře vůči knihovně.

11.2 Likvidace osobních údajů
Pokud čtenář požádá o ukončení zpracování osobních údajů, nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství čtenáře MěK za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů následujícím způsobem:
  • a) skartace originálních písemností - přihláška čtenáře a případné změnové formuláře, které čtenář vyplnil, jsou fyzicky zlikvidovány podle Skartačního řádu MěK;
  • b) anonymizace údajů v počítačových databázích - jméno, příjmení a adresa bydliště jsou přepsány standardním textovým řetězcem označujícím likvidaci osobních údajů. Takto anonymizované údaje přestávají být údaji osobními a jsou dále používány pouze pro statistické účely.
Čtenář, který má vypořádány všechny své závazky vůči knihovně, může požádat o částečnou likvidaci svých osobních údajů, aniž by přitom musel ukončit své členství v MěK. Částečnou likvidací se rozumí likvidace některých služebních údajů (údaje o předmětu, místě a čase provedení, případně i ukončení absenční nebo registrované prezenční výpůjčky, rezervace, objednávky fondů uložených v depozitních skladech MěK, přihlášení čtenáře k počítačové síti a výpůjčnímu protokolu MěK prostřednictvím veřejného elektronického katalogu (OPACu), Internetu nebo služeb knihovníka), jejichž uchování již není potřebné. Za nepotřebné se mají údaje o transakcích, které byly provedeny v kalendářním roce, od jehož konce již uplynula reklamační lhůta 6 měsíců. Archivní média, která obsahují osobní údaje čtenářů, nelze upravit anonymizací obdobnou jako v případě počítačových bází.  Proto je přístup k archivním médiím omezen pouze na zaměstnance MěK, kteří k tomu byli písemně zmocněni. O každém obnovení dat z archivních médií musí být pořízen písemný protokol. K obnově dat z archivních médií uložených dříve, než 30 dnů před jejich užitím, musí dát písemný příkaz ředitelka MěK. K využití osobních údajů uložených na takových archivních médiích musí projevit souhlas osoba, jíž se osobní údaje týkají. V případě porušení povinností MěK vzniká čtenáři nárok na poskytnutí omluvy, opravy, eventuelně i na poskytnutí přiměřené peněžité náhrady. Pokud čtenář zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany MěK, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o zajištění opatření k nápravě. Ve Znojmě dne 29. 3. 2002.

Mgr. Marie Kratochvilová

ředitelka MěK Znojmo